SharePoint, het gemak van samenwerken

/door

In deze tijd zijn veel mensen nog steeds thuis aan werkt en is het meer dan belangrijk om goed met elkaar te communiceren. Met SharePoint kun je je collega’s en/of werknemers betrekken bij het bedrijf en blijf je met elkaar in contact.

Met de ingebouwde informatievoorziening die SharePoint bevat kan je de interne communicatie goed onderhouden. Uiteraard heeft SharePoint meer mogelijkheden.

Nieuws delen en meer

In SharePoint kun je met web parts makkelijk nieuws delen, van bijvoorbeeld externe bronnen, met je collega’s. Uiteraard is het ook mogelijk om nieuws van je eigen website te laten zien. Verder kun je simpel een video delen of een documenten bibliotheek aanmaken met web parts.

Koppeling met Microsoft 365

SharePoint werkt perfect samen met de andere onderdelen van Microsoft 365. Teams is hier een goed voorbeeld van. In Teams kun je samenwerken in een hub en gemakkelijk documenten delen of samen aan documenten werken.

Toegang op iedere plek

Als je veel onderweg bent of thuis werkt kan het handig zijn dat je bij bepaalde informatie kunt. Net als bij andere Microsoft apps is mogelijk om via elke device op de meeste plekken ter wereld in te loggen op de SharePoint omgeving.

Gebruik als intranet

SharePoint kan goed ingezet worden als intranet omgeving binnen het bedrijf. Nieuwsberichten zijn binnen een paar korte handelingen toegevoegd en gedeeld met de collega’s. Verder kun je gemakkelijk documenten delen, een kennisbank maken, video’s plaatsen of andere tegels plaatsen die naar de 365 apps linken en openen.

E-mail nieuwsbrief

Een andere handige mogelijkheid is het versturen van een nieuwsbrief. Als nieuws extra aandacht vereist kan je deze berichten selecteren en naar de betreffende groep versturen.

Welk narrowcasting systeem past het best bij jouw organisatie?

/door

Klanten worden vermaakt en geïnformeerd als ze plaatsnemen in de lobby en werknemers blijven op de hoogte van het laatste bedrijfsnieuws. Met het juiste narrowcasting systeem creëer je de ultieme beleving binnen jouw organisatie. Ontdek hier welk systeem en software alles biedt wat jij nodig hebt.

Narrowcasting kun je op vele verschillende manieren toepassen. Je kunt het beeldscherm ophangen in de wachtkamer van een arts. Hierop kun de laatste informatie of entertainment tonen. Verder kun je het inzetten om je personeel of klanten te informeren door een scherm op te hangen bij de toegang van het bedrijfspand.

Maar welk narrowcasting systeem is geschikt voor jouw organisatie? Wij gaan de volgende onderwerpen bespreken om daar antwoord op te geven.

 

  • De voordelen van narrowcasting op een rij
  • 3 punten waaraan een goed narrowcasting systeem moet voldoen
  • Wat is een stabiel narrowcasting systeem?

De voordelen van narrowcasting

Narrowcasting is een moderne manier van informatie verspreiden. Via beeldschermen wordt deze informatie wordt uitgezonden via beeldschermen en is gericht op een specifieke doelgroep binnen een specifieke plaats. Zoals bij het koffieapparaat waar het personeel zijn koffie haalt of in de wachtkamer van een ziekenhuis.

Narrowcasting brengt veel voordelen met zich mee. Deze manier van informeren is geschikt om…

  • toe te passen binnen zowel kleine als grote organisaties
  • laagdrempelig in te spelen op de actualiteit
  • grote groepen in één keer te informeren
  • aandacht te trekken én behouden met bewegend beeld
  • zelf de regie te behouden op de content binnen jouw organisatie
  • en een groot publiek te trekken voor relatief lage kosten.

3 punten waaraan een goed narrowcasting systeem aan moet voldoen

Voordat je gaat investeren in narrowcasting systeem is het belangrijk om vooraf te in kaart te brengen waaraan het systeem moet voldoen:

  1. Online en eenvoudig beheer van alle content

Het is van belang om de content eenvoudig te beheren op alle schermen. Je wilt met een paar muisklikken de juiste content selecteren en creëren voor één of alle beeldschermen.

Verder wil je je narrowcasting up-to-date houden en je content zo snel mogelijk uploaden. Vooral als je actueel nieuws wilt delen. Zonder updates verliest de doelgroep zijn aandacht en komt jouw de boodschap niet over. Actualiteit is dus belangrijk bij narrowcasting.

  1. Efficiënt werken met slechts één systeem

Je kunt het beste werken vanuit één systeem om de content up-to-date te houden. Vooral als er meerdere partijen zijn dit eraan werken. Een online narrowcasting systeem heeft het voordeel dat je de content overal en altijd kunt bewerken. Verder kun je het werk van een ander controleren en verbeteren zodat de kwaliteit gewaarborgd blijft.

  1. Geen verouderde software

Ook de software dient up-to-date te blijven. Met een de nieuwste software beschikt je over de laatste functionaliteiten en verbeteringen in de software. Kies voor een product waaraan de leverancier voortdurend verbeteringen doorvoert. Met de juist nazorg vanuit de leverancier blijf je op de hoogte van verteringen en nieuwe mogelijkheden.

Wat is een stabiel narrowcasting systeem?

Voor een goede narrowcasting zijn twee zaken cruciaal: haarscherpe monitoren én gebruiksvriendelijke software.

De juiste monitoren met een haarscherp beeld.

Je zorgt voor de beste beleving met het juiste beeldscherm. Wij raden daarom aan te kiezen voor een monitor met een 4K resolutie. Alleen dan realiseer je een haarscherp beeld!

Software dat gebruiksvriendelijke en toekomstbestendige is.

Je houd zelf de regie in handen met het narrowcasting systeem van Blue Bytes. Deze software stelt je in staat om zelf aantrekkelijke content te creëren en te bepalen op welke schermen deze content wordt vertoond. Je hebt geen designer skills nodig om jouw boodschap ijzersterk over te brengen!

Flexibel beheren

Tablet, telefoon laptop of desktop: op elk device heb je toegang tot jouw afspeellijsten waar je ze tegelijkertijd kunt bewerken.

Gebruiksvriendelijk en simpel

Je creëert de meest aansprekende presentaties in een handomdraai zonder geavanceerde contant te gebruiken.

Automatische updates

De software voert automatisch updates door waardoor jouw presentaties vlekkeloos verlopen..

Diverse collectie apps

Van nieuwssites tot YouTube, met de verschillende apps geef je diverse informatie weer op je slides.

 

Wij geven je graag meer uitleg over de verschillende mogelijkheden. Voor meer info of een adviesgesprek kun je contact opnemen op info@blue-bytes.nl of bel 085-0074048

Hoe werkt de online werkplek?

/door

Wij helpen andere bedrijven om “online te werken en werken daarnaast zelf ook de hele dag in de cloud. Soms vergeten wij ook wel eens dat ongeveer 81 procent van de bedrijven nog met een NAS of op een lokale server werken. Wij willen je daarom graag wat meer vertellen over hoe onze online werkplek werkt!

 De Basis

De cloud oplossing waar wij mee werken is een 100 procent cloud oplossing. Alle digitale handelingen gebeuren dus op onze servers in het datacenter. Dit gaat een stap verder dan een hybride cloud oplossing of het online opslaan van data. Binnen de online werkplek kun je alles doen, of het nu gaat om het beantwoorden van e-mail, het gebruik van een eigen applicatie, het bekijken van video’s of het open en bewerken van een Word bestand. Je werkt dus in een 100 procent veilige omgeving. Wij kunnen op deze manier al je handelingen beveiligen en direct back-uppen. Dat is wel zo veilig!

Waarom is dit veiliger? De data verlaat ons Datacentra niet!

Wat jij binnenhaalt is alleen beeld! Je werkt volledig op onze servers en alle verwerkingen die  jij doet worden daar verwerkt. Dit klinkt misschien wat vreemd, maar voor jou als gebruiker verandert er weinig. Zoals gewoonlijk zie je jou bureaublad, mappen, netwerkschijven en programma’s.

Jij kan je laptop in principe zonder problemen in de trein achterlaten! Hier staat immers geen programma of belangrijke data op dat jij gebruikt. Dit heeft ook als voordeel dat je geen data lek hebt wat je veel tijd en negatieve publiciteit bespaard. Daarnaast kan je vanaf elke willekeurige pc met internet snel weer aan het werk.

Veilig aanmelden

De dienst is apparaat onafhankelijk. Dit betekent dat je vanaf een computer, laptop, tablet en mobiel kan inloggen ongeacht welk besturingssysteem(Windows, IOS, Android er op het apparaat aanwezig is. Met onze online werkplek kun je overal ter wereld waar internet is inloggen en bij jouw eigen bestanden en applicaties.

Aanmelden gaat altijd via een veilige verbinding. Om er zeker van te zijn dat alleen JIJ bij JOUW data kan, stellen wij een 2-weg verificatie in. Deze extra verificatie gaat middels een app op je mobiel telefoon.

 Is de cloud iets voor jou?

Denk je er ook over na om over te stappen naar de cloud dan is dit misschien het moment. Je  hoef zelf nooit meer na te denken over updates, back-ups en werk je waarschijnlijk een stuk veiliger. Benieuwd naar de mogelijkheden vraag een demo account aan? Eerst nog vragen neem dan contact met ons op via info@blue-bytes.nl of bel 085-0074048.

Hoe je effectief kunt vergaderen op afstand

/door

 

Tegenwoordig is het niet meer nodig om fysiek bij elkaar te komen als je wilt vergaderen. Toch is het soms nog lastig om een vergadering op afstand succesvol te maken. In dit artikel bespreken we tips en tools die het mogelijk maken om van vergaderingen op afstand wél een succes te maken.

Je kent het scenario wel, niemand heeft tijd om naar één plek te reizen voor een vergadering dus is er een conference call of video call ingepland. Je probeert nog even snel een rustig plekje te vinden voordat je begint, maar eenmaal bezig valt er een collega weg en begint het beeldscherm te haperen. Technologie kan een spelbreker zijn en dit is niet bevorderlijk voor je concentratie tijdens de meeting.

Hoe kan vergaderen op afstand nou beter?

Ontwikkelingen die vergaderen op afstand beter gaan maken

Er zijn meerdere ontwikkelingen die vergaderen op afstand mogelijk maken. Benieuwd welke dat zijn? Hieronder lichten we diverse toe:

Beter netwerk

Het 5G-netwerk is een van de ontwikkelingen die het vergaderen op afstand beter gaat maken in de toekomst. Het 5G-netwerk zorgt ervoor dat mobiel communiceren veel sneller gaat en minder vertraging oplevert, dus geen collega’s in pixels meer tijdens het videobellen. De VS, Zwitserland en Zuid-Korea hebben al volledige dekking van het 5G-netwerk, maar in 2020 zal er mogelijk ook een volledige 5G-dekking in Nederland zijn.

Ruimte voor virtual reality

Als er een beter netwerk is, dan betekent dit automatisch dat er meer ruimte is voor toepassingen die meer data vergen. Denk bijvoorbeeld aan virtual of augmented reality. Deze toepassingen maken een vergadering op afstand een stuk persoonlijker. Toch staan deze ontwikkelingen nog in de kinderschoenen en zijn er momenteel nog geen bekende tools die dit aanbieden.

Hoe je zelf en met je team een begin kunt maken

Ongestoorde werkplek

Het is belangrijk dat je op een rustige plek gaat zitten voordat je met de vergadering op afstand begint. Zorg ervoor dat de kans klein is dat je wordt gestoord, sluit bijvoorbeeld de ruimte af en laat anderen weten dat je in een vergadering gaat.

Duidelijke rollen in het gesprek

Het is belangrijk om een voorzitter te hebben tijdens het gesprek die aangeeft wanneer het gesprek begint, welke onderwerpen aan bod komen en wie waarvoor verantwoordelijk is tijdens het gesprek. Ook is het handig om een notulist te hebben, of het gesprek op te nemen. Op deze manier weet je later nog welke punten zijn besproken.

Volledige focus

Uit onderzoek blijkt dat 82% van de mensen die deelnemen aan een conference call met niet-gerelateerde zaken bezig zijn. De centrale boodschap hier is: laat je niet afleiden door social media of je mail en ga ook geen video’s kijken als je goed wilt deelnemen aan het gesprek.

Meet af en toe ook in real life

Vergaderingen op afstand schelen tijd en kosten, maar het is ook goed om af en toe in het echt af te spreken. Vergaderen in ‘real life’ draagt bij aan het teamgevoel en maakt het mogelijk om non-verbale uitingen te interpreten. Bovendien blijkt uit onderzoek dat real life vergaderingen 75% hogere impact hebben dan virtuele vergaderingen of telefoon vergaderingen.

Oplossingen voor vergaderen op afstand in tools

Bij Blue Bytes bieden we verschillende oplossingen die het mogelijk maken om vergaderen op afstand een succes te maken. Denk hierbij aan onze tools Microsoft Teams, Skype for business en Starleaf.

Microsoft Teams

Je kunt met Microsoft Teams vertrouwen op online vergaderingen van topkwaliteit, met HD-geluid en subliem beeld. Precies zoals je het wilt. Bovendien kun je vergaderingen opnemen om ze later terug te kijken. Tijdens de vergadering deel je gemakkelijk je scherm en kun je met maximaal 250 (!) personen tegelijk werken aan bijvoorbeeld een PowerPoint-presentatie. De tools, zoals ingebouwde chat en whiteboards, maken je zakelijke vergaderingen nog productiever.

Skype for business

Werken in de cloud heeft allerlei voordelen die passen bij het flexibele en mobiele werken van nu, ook het vergaderen op afstand. Via Office365 bieden wij Skype for business aan voor zakelijke partijen. Deze tool maakt het mogelijk om conference – en video calls soepel te laten verlopen en optimaal samen te werken met anderen. Bovendien zit er ook een chat-functie bij de tool, die samenwerken gedurende de hele dag mogelijk maakt.

Starleaf voor video conferencing

Wil je vergaderen op afstand, maar wel met een video optie? Dan is Starleaf dé optie voor jouw organisatie. Met Starleaf kan je op elk moment en vanaf elke plek vergaderen met anderen. Als je vergaderpartner geen Starleaf heeft kan je alsnog met hem of haar praten. Dit komt omdat Starleaf compatible is met andere videotools. Starleaf is gebruiksvriendelijk en datacenters over de hele wereld verzekeren jou van een goede beveiliging.

De combinatie van een sterk netwerk, goede voorbereiding en de juiste tools maken het mogelijk om vergaderen op afstand een succes te maken.

Interactiever presenteren met een touchscreen.

/door

Interactiever presenteren met een touchscreen.

Met een interactief touchscreen worden uw vergaderingen en presentaties een stuk levendiger dan met een flip-over of een whiteboard. Doordat u direct aantekeningen kun toevoegen, apps kunt openen of een video van YouTube kunt starten met uw vinger, creëert u een dynamische en interactieve omgeving waarin efficiënt kunt werken en zo de aandacht van uw publiek vasthoudt. Na afloop van een bijeenkomst kan de presentatie of uitkomst makkelijk via de cloud of e-mail worden gedeeld of opgeslagen.

Touchscreen zijn er in verschillende maten en uitvoeringen. Wij zetten een aantal voordelen op een rij.

De voordelen van interactieve touchscreens:

  • Aantrekkelijke manier om informatie over te brengen
  • Overzichtelijk en gebruiksvriendelijk
  • Meer interactie door persoonlijk contact
  • Duurzaam en kostenbesparend
  • Alles-in-één, geen rondslingerende kabels
  • Eenvoudig content delen
  • Tijdbesparend (vergaderen op afstand)

 

Touchscreens in het onderwijs

In het onderwijs worden de interactieve touchscreen steeds meer ingezet als digitaal schoolbord en vervangen ze de beamer.  Touchscreens verrijken de lessen met audiovisuele elementen of leerlingen kunnen makkelijk samen als groep aan een opdracht werken.

Het delen van content van en naar het touchscreen is ook hier een absoluut pluspunt.

 

Touchscreens in een zakelijke omgeving

 Een touchscreen nodigt mensen uit om actief deel te nemen aan een vergadering. Ze stimuleren een efficiënte samenwerking en zorgen ervoor dat informatie beter wordt onthouden. Mensen kunnen hun aandacht volledig richten op de presentie omdat ze niet meer hoeven mee te schrijven. De bestanden en notities kunnen na afloop snel worden gedeeld middels e-mail of cloud. De content kan direct vanaf uw tablet, smartphone of laptop worden gedeeld op het touchscreen.

Afmeting en resoluties

De keuze voor de grote van een scherm is afhankelijk van waar deze geplaatst wordt. In grotere ruimtes wordt aangeraden te kiezen voor een 65 tot 75 inch. Dit zijn vaak de klaslokalen en vergaderruimtes. Voor kleinere ruimtes kunt u kiezen voor 55 inch omdat de afstand tot het scherm minder groot is.

Verder kunt u kiezen voor een beeldresolutie van 1080p Full HD of 4K Ultra HD. De 4K heeft een vier keer hogere resolutie waardoor u kunt genieten van een beter beeldkwaliteit.

 

Montage mogelijkheden

Er zijn verschillende mogelijkheden om een touchscreen op te hangen. U kunt kiezen voor een vaste muurbeugel of een vloerstandaard waarbij het scherm ook nog in hoogte verstelbaar is. Wilt u het scherm in verschillende ruimtes kunnen gebruiken dan is het mogelijk deze op een verrijdbare trolley te plaatsen. Zo verplaatst u het touchscreen makkelijk van de ene naar de andere ruimte.

Wil u meer advies over de mogelijkheden van een touchscreen en welke het beste bij uw wensen past dan kun u contact met ons opnemen op 085-0074048 of info@blue-bytes.nl.

 

E-mail …in de cloud

/door

De meeste mensen weten dat het gebruik van e-mail nog steeds de belangrijkste vorm van communicatie is binnen bedrijven. We kunnen zonder niet effectief communiceren met onze collega’s en klanten.  Alhoewel social media steeds meer terrein wint in de communicatie tussen bedrijven en klanten is deze nog niet klaar om communicatie via e-mail te vervangen.

E-mail naar de cloud met Exchange Online

Exchange Online is een e-mailplatform dat door Microsoft wordt aangeboden. Het is een service dat wordt aangeboden vanuit de cloud. Wat betreft de toegankelijkheid en functionaliteit is er met de traditionele geen verschil. Als het gaat om onderhoud, betrouwbaarheid en kosten is er echter wel veel verschil. Het is daarom een veel gebruikt alternatief voor de oplossing op locatie en wordt als onderdeel van Office 365 aangeboden of als op zichzelf staande dienst.

Upgraden of naar de cloud?

De overstap naar de cloud is makkelijk gemaakt en daarom zijn er steeds meer bedrijven die ervoor kiezen om hun e-mail naar de cloud te verplaatsen i.p.v. hun oudere lokale server te upgraden of te vervangen. Het is zeker aantrekkelijk voor kleinere bedrijven of bedrijven met een beperkt budget.

Wanneer je een optelsom maak van de kosten voor een oplossing op locatie of in de cloud dan wordt het duidelijker waarom bedrijven overstappen. Om te beginnen heb je hardware nodig waarop je de e-mailserver installeert en daarbij de licenties voor de software Windows server en Exchange en voor elke gebruiker een client licentie. Als je het goed voor elkaar wilt hebben zet je ook een server in voor je back-ups, deze hardware zul je ook moet aanschaffen. Vergeet niet het onderhoud en de energiekosten die erbij komen kijken omdat je hardware het hele jaar door blijft aanstaan.

Voor een laag bedrag per maand heb je dit alles online in de cloud als je de email naar Exchange online verplaatst. De kosten voor een voor 5 gebruikers zijn ongeveer v.a. € 200,- per jaar

Betrouwbaarheid, onderhoud en schaalbaarheid

Diensten in de cloud zijn vaak betrouwbaarder dan lokale servers omdat zij allerlei voorzieningen hebben om de omgeving draaiende te houden. Je kunt hierbij denken aan redundantie in servers, UPS, noodaggregaat, redundante verbindingen. Zij doen er alles aan om stroom en hardware storingen uit te sluiten.

Met een lokale server dien je zelf het onderhoud te doen en alle updates en patches uitvoeren zodat je server betrouwbaar blijft. Dit kan een tijdrovende en complexe bezigheid zijn. Bij Exchange online is Microsoft de leverancier en verantwoordelijk voor de patches, updates en uptime van de omgeving. Zij geven een uptime garantie van 99,9% die ook nog eens financieel wordt ondersteund. De omgeving dient natuurlijk nog wel zelf te worden ingericht en geconfigureerd door het bedrijf dat de IT voor je verzorgd.

Een ander voordeel is dat je geen nieuwe licenties hoeft aan te schaffen als er een nieuwe versie uit is van de software en hoef je ook geen uren te steken in het upgraden naar de nieuwe versie. Bij Exchange online is dit inbegrepen.

Schaalbaarheid is ook een belangrijk punt en hierin biedt Exchange online zeker voordelen. Bij een lokale omgeving heb je voldoende licenties nodig voor je medewerkers maar ook server capaciteit. Mocht het nodig zijn, en moet je mensen laten gaan, dan zit je met licenties die over zijn en hardware die niet nodig is.

Met Exchange online kun je flexibel gebruiker toevoegen en verwijderen om dat het een abonnement is. Dit kan zonder extra kosten.

De functies van Exchange Online

Exchange online is beschikbaar in 2 varianten, abonnement 1 en abonnement 2. Hieronder een beknopt overzicht van wat is inbegrepen:

Postvakopslag: Een ander voordeel van het gebruik van een cloud gebaseerde e-mailoplossing is dat je je geen zorgen hoeft te maken over onvoldoende schijfruimte. Met Exchange Online abonnement 1 heeft iedere gebruiker 50 GB aan postvakopslag. Deze opslag wordt verhoogd tot 100 GB per gebruiker als je een upgrade uitvoert naar abonnement 2.

Exchange Online Protection: Elk postvak is beveiligd met anti-malware en anti-spambeveiliging via Exchange Online Protection.

Alle Microsoft Exchange functies inbegrepen: Met Exchange Online kun je dezelfde functies gebruiken die zijn opgenomen in de lokale oplossing. Dit omvat bijvoorbeeld toegang tot alle functies voor samenwerken zoals gedeelde agenda’s, globale adreslijsten, groepen en meer.

Outlook Web Access (OWA): Exchange Online omvat toegang tot bedrijfse-mail via Microsofts Outlook web client.

Conclusie

Exchange online biedt een groot aantal voordelen ten opzichte van de lokale server. Vooral voor de kleinere bedrijven is het financieel aantrekkelijker om te kiezen voor Exchange online. Wil je meer informatie en een goed advies over de juiste oplossing is voor jouw bedrijf, mail dan met info@blue-bytes.nl!

Een wachtwoordmanager, gebruikt u hem al?

/door

Maakt u al gebruik van een wachtwoordmanager of vind u het geen goed idee om alle wachtwoorden in de Cloud op één plek op te slaan? Wij gebruiken wel een wachtwoordmanager om onze wachtwoorden bij te houden en raden u ook aan een wachtwoordmanager te gebruiken.

Waarom zou je een wachtwoordmanager gebruiken?

Een wachtwoordmanager helpt je om al je wachtwoorden op te slaan zodat je deze niet allemaal hoeft te onthouden. Dit heeft als voordeel dat je voor elk account een uniek en sterk wachtwoord kunt gebruiken.

Wachtwoordmanagers helpen je sterke wachtwoorden te genereren bij het aanmaken van een account. Zo hoef je er niet zelf over na te denken en val je niet terug op een eerder gebruikt wachtwoord of een gedeelte hiervan.

Met een wachtwoordmanager hoef je maar één uniek en sterk wachtwoord te onthouden. Samen met een extra authenticatiestap maak je het inloggen een stuk veiliger.

Een wachtwoordmanager kun je op meerdere apparaten gebruiken zodat je overal je wachtwoorden snel en veilig bij de hand hebt.

Een wachtwoordmanager controleert vaak of je het wachtwoord dubbel gebruikt of dat deze al een tijd niet zijn gewijzigd.

Vertrouwen hebben in de wachtwoordmanager.

Uiteraard zijn wij ons ervan bewust dat je belangrijke informatie buiten de deur plaatst en toevertrouwd aan een bedrijf die de wachtwoordmanager aanbiedt. Maar dat geldt ook voor alle andere apps, programma’s en website die je gebruikt. Zij kunnen je ook bespioneren en opgeslagen gegevens, zoals communicatie, creditcardnummers en wachtwoorden, aan iemand verkopen. Aanbieders van wachtwoordmanagers zijn gerenommeerde bedrijven op het gebied van beveiliging en zullen dit zeker niet doen. Het hergebruiken van wachtwoorden brengt mensen eerder in de problemen.

Verder worden de gegevens die je invoert versleuteld opgeslagen op de server met een sterke encryptie. Mocht de database gehackt worden is altijd je sterke hoofdwachtwoord nodig om de gegevens te kunnen gebruiken.

Naast de veiligheid biedt een wachtwoordmanager ook veel gebruiksgemak. Ze ondersteunen vaak meerdere platformen zoals Windows, Mac, Android en ook de grote webbrowsers.

Wil jij meer informatie over het gebruik van een wachtwoordmanager of ben je opzoek je naar een wachtwoordmanager dan helpen wij je graag. Neem contact op via info@blue-bytes.nl

Hebt u uw Office 365 back-up goed geregeld?

/door

Voor veel organisaties voorziet Microsoft Office 365 perfect in hun behoeften. Helaas wordt er vaak en onterecht gedacht dat Microsoft verantwoordelijk is voor de beveiliging van de data binnen Office 365. Microsoft biedt wel een aantal back-up en herstelmogelijkheden maar die voldoen zeker niet in elke situatie. Er zijn een aantal redenen waarom je voor een goede back-up oplossing moet kiezen.

Interne beveiligingsrisico’s

We denk snel dat de gevaren van buitenaf komen, maar denken niet na over medewerkers die intern risico’s kunnen veroorzaken. Gebruikers die onbewust geïnfecteerde bestanden downloaden en daardoor betrouwbare info vrijgeven, zoals gebruikersnamen en wachtwoorden. Kwade bedoelingen en menselijke fouten zullen altijd blijven voorkomen en daarom is een goede back-up gewenst. Office 365 biedt deze niet.

Externe beveiligingsrisico’s

Externe risico’s zoals malware en virussen sluipen vaak binnen via e-mail en bijlagen. Zij hebben de afgelopen jaren wereldwijd veel schade toegebracht aan organisaties. Gebruikers leren waarop ze moeten letten is niet altijd voldoende en de Exchange Online mogelijkheden voor back-up en herstel zijn niet voldoende. Regelmatig back-ups maken helpt u voor komen dat een aanval uit de hand loopt.

Office 365 heeft hiaten in het retentiebeleid

Office 365 beschikt maar in beperkte mate over beleidsregels voor back-up en retentie. Deze kunnen slecht beperkte dataverlies voorkomen en is geen oplossing voor een volledige back-up. Gegevens van uitdienst getreden medewerkers bijvoorbeeld, worden maar 90 dagen bewaard, afhankelijk van de instellingen die worden gebruikt. Microsoft is namelijk alleen belast met handhaving van het retentiebeleid zoals in de serviceovereenkomst vermeld. Het maken van back-ups van data en belangrijke gegevens van ex-medewerkers is belangrijk essentieel

Office 365 biedt alleen beperkte beveiliging

In Office 365 bieden prullenbak en versiegeschiedenis maar een beperkte beveiliging tegen dataverlies. Als de data in Office 365 voorgoed is verwijdert, kan een eenvoudige herstel actie een probleem worden, tenzij er een goede back-upoplossing aanwezig is.

Wettelijke en compliance vereisten

Het kan voorkomen dat u bepaalde data moet ophalen voor een juridische procedure. Microsoft biedt een aantal vangnetten, zoals in-place bewaring en het bewaren van postvakgegevens vanwege een juridische procedure, maar ook hier geld dat dit geen solide back-upoplossing is. Het geeft u geen garantie om uw bedrijf uit juridische problemen te houden en boetes en strafrechtelijke vervolging wilt u liever voorkomen.

De conclusie

Als u Office 365 gebruikt en nog geen goede back-upoplossing gebruikt kunnen wij u adviseren over de mogelijkheden. Wij raden u aan hier niet mee te wachten zodat u te allen tijde volledige toegang en controle over uw data behouden. Voor advies en informatie kunt contact opnemen met ons op info@blue-bytes.nl of 085-0074048.

De online werkplek, gemakkelijk, flexibel en veilig

Flexibel met de Online werkplek

/door
Flexibel, productief en plaats onafhankelijk aan het werk kunnen gaan. De Online werkplek biedt een veilige totaal oplossing. Nog even snel een mail versturen of je presentatie voorbereiden is geen probleem. Je kunt snel bij eigen Online Desktop en bestanden op elk willekeurig systeem dat beschikbaar is. Geïnteresseerd wat de Online Werkplek allemaal voor jou kan betekenen. Neem contact met ons op via info@blue-bytes.nl of bel naar 085-0074048!