E-mail …in de cloud
De meeste mensen weten dat het gebruik van e-mail nog steeds de belangrijkste vorm van communicatie is binnen bedrijven. We kunnen zonder niet effectief communiceren met onze collega’s en klanten. Alhoewel social media steeds meer terrein wint in de communicatie tussen bedrijven en klanten is deze nog niet klaar om communicatie via e-mail te vervangen.
E-mail naar de cloud met Exchange Online
Exchange Online is een e-mailplatform dat door Microsoft wordt aangeboden. Het is een service dat wordt aangeboden vanuit de cloud. Wat betreft de toegankelijkheid en functionaliteit is er met de traditionele geen verschil. Als het gaat om onderhoud, betrouwbaarheid en kosten is er echter wel veel verschil. Het is daarom een veel gebruikt alternatief voor de oplossing op locatie en wordt als onderdeel van Office 365 aangeboden of als op zichzelf staande dienst.
Upgraden of naar de cloud?
De overstap naar de cloud is makkelijk gemaakt en daarom zijn er steeds meer bedrijven die ervoor kiezen om hun e-mail naar de cloud te verplaatsen i.p.v. hun oudere lokale server te upgraden of te vervangen. Het is zeker aantrekkelijk voor kleinere bedrijven of bedrijven met een beperkt budget.
Wanneer je een optelsom maak van de kosten voor een oplossing op locatie of in de cloud dan wordt het duidelijker waarom bedrijven overstappen. Om te beginnen heb je hardware nodig waarop je de e-mailserver installeert en daarbij de licenties voor de software Windows server en Exchange en voor elke gebruiker een client licentie. Als je het goed voor elkaar wilt hebben zet je ook een server in voor je back-ups, deze hardware zul je ook moet aanschaffen. Vergeet niet het onderhoud en de energiekosten die erbij komen kijken omdat je hardware het hele jaar door blijft aanstaan.
Voor een laag bedrag per maand heb je dit alles online in de cloud als je de email naar Exchange online verplaatst. De kosten voor een voor 5 gebruikers zijn ongeveer v.a. € 200,- per jaar
Betrouwbaarheid, onderhoud en schaalbaarheid
Diensten in de cloud zijn vaak betrouwbaarder dan lokale servers omdat zij allerlei voorzieningen hebben om de omgeving draaiende te houden. Je kunt hierbij denken aan redundantie in servers, UPS, noodaggregaat, redundante verbindingen. Zij doen er alles aan om stroom en hardware storingen uit te sluiten.
Met een lokale server dien je zelf het onderhoud te doen en alle updates en patches uitvoeren zodat je server betrouwbaar blijft. Dit kan een tijdrovende en complexe bezigheid zijn. Bij Exchange online is Microsoft de leverancier en verantwoordelijk voor de patches, updates en uptime van de omgeving. Zij geven een uptime garantie van 99,9% die ook nog eens financieel wordt ondersteund. De omgeving dient natuurlijk nog wel zelf te worden ingericht en geconfigureerd door het bedrijf dat de IT voor je verzorgd.
Een ander voordeel is dat je geen nieuwe licenties hoeft aan te schaffen als er een nieuwe versie uit is van de software en hoef je ook geen uren te steken in het upgraden naar de nieuwe versie. Bij Exchange online is dit inbegrepen.
Schaalbaarheid is ook een belangrijk punt en hierin biedt Exchange online zeker voordelen. Bij een lokale omgeving heb je voldoende licenties nodig voor je medewerkers maar ook server capaciteit. Mocht het nodig zijn, en moet je mensen laten gaan, dan zit je met licenties die over zijn en hardware die niet nodig is.
Met Exchange online kun je flexibel gebruiker toevoegen en verwijderen om dat het een abonnement is. Dit kan zonder extra kosten.
De functies van Exchange Online
Exchange online is beschikbaar in 2 varianten, abonnement 1 en abonnement 2. Hieronder een beknopt overzicht van wat is inbegrepen:
Postvakopslag: Een ander voordeel van het gebruik van een cloud gebaseerde e-mailoplossing is dat je je geen zorgen hoeft te maken over onvoldoende schijfruimte. Met Exchange Online abonnement 1 heeft iedere gebruiker 50 GB aan postvakopslag. Deze opslag wordt verhoogd tot 100 GB per gebruiker als je een upgrade uitvoert naar abonnement 2.
Exchange Online Protection: Elk postvak is beveiligd met anti-malware en anti-spambeveiliging via Exchange Online Protection.
Alle Microsoft Exchange functies inbegrepen: Met Exchange Online kun je dezelfde functies gebruiken die zijn opgenomen in de lokale oplossing. Dit omvat bijvoorbeeld toegang tot alle functies voor samenwerken zoals gedeelde agenda’s, globale adreslijsten, groepen en meer.
Outlook Web Access (OWA): Exchange Online omvat toegang tot bedrijfse-mail via Microsofts Outlook web client.
Conclusie
Exchange online biedt een groot aantal voordelen ten opzichte van de lokale server. Vooral voor de kleinere bedrijven is het financieel aantrekkelijker om te kiezen voor Exchange online. Wil je meer informatie en een goed advies over de juiste oplossing is voor jouw bedrijf, mail dan met info@blue-bytes.nl!
