Hebt u uw Office 365 back-up goed geregeld?
Voor veel organisaties voorziet Microsoft Office 365 perfect in hun behoeften. Helaas wordt er vaak en onterecht gedacht dat Microsoft verantwoordelijk is voor de beveiliging van de data binnen Office 365. Microsoft biedt wel een aantal back-up en herstelmogelijkheden maar die voldoen zeker niet in elke situatie. Er zijn een aantal redenen waarom je voor een goede back-up oplossing moet kiezen.
Interne beveiligingsrisico’s
We denk snel dat de gevaren van buitenaf komen, maar denken niet na over medewerkers die intern risico’s kunnen veroorzaken. Gebruikers die onbewust geïnfecteerde bestanden downloaden en daardoor betrouwbare info vrijgeven, zoals gebruikersnamen en wachtwoorden. Kwade bedoelingen en menselijke fouten zullen altijd blijven voorkomen en daarom is een goede back-up gewenst. Office 365 biedt deze niet.
Externe beveiligingsrisico’s
Externe risico’s zoals malware en virussen sluipen vaak binnen via e-mail en bijlagen. Zij hebben de afgelopen jaren wereldwijd veel schade toegebracht aan organisaties. Gebruikers leren waarop ze moeten letten is niet altijd voldoende en de Exchange Online mogelijkheden voor back-up en herstel zijn niet voldoende. Regelmatig back-ups maken helpt u voor komen dat een aanval uit de hand loopt.
Office 365 heeft hiaten in het retentiebeleid
Office 365 beschikt maar in beperkte mate over beleidsregels voor back-up en retentie. Deze kunnen slecht beperkte dataverlies voorkomen en is geen oplossing voor een volledige back-up. Gegevens van uitdienst getreden medewerkers bijvoorbeeld, worden maar 90 dagen bewaard, afhankelijk van de instellingen die worden gebruikt. Microsoft is namelijk alleen belast met handhaving van het retentiebeleid zoals in de serviceovereenkomst vermeld. Het maken van back-ups van data en belangrijke gegevens van ex-medewerkers is belangrijk essentieel
Office 365 biedt alleen beperkte beveiliging
In Office 365 bieden prullenbak en versiegeschiedenis maar een beperkte beveiliging tegen dataverlies. Als de data in Office 365 voorgoed is verwijdert, kan een eenvoudige herstel actie een probleem worden, tenzij er een goede back-upoplossing aanwezig is.
Wettelijke en compliance vereisten
Het kan voorkomen dat u bepaalde data moet ophalen voor een juridische procedure. Microsoft biedt een aantal vangnetten, zoals in-place bewaring en het bewaren van postvakgegevens vanwege een juridische procedure, maar ook hier geld dat dit geen solide back-upoplossing is. Het geeft u geen garantie om uw bedrijf uit juridische problemen te houden en boetes en strafrechtelijke vervolging wilt u liever voorkomen.
De conclusie
Als u Office 365 gebruikt en nog geen goede back-upoplossing gebruikt kunnen wij u adviseren over de mogelijkheden. Wij raden u aan hier niet mee te wachten zodat u te allen tijde volledige toegang en controle over uw data behouden. Voor advies en informatie kunt contact opnemen met ons op info@blue-bytes.nl of 085-0074048.
